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ROTINA CONTÁBIL, ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS, ROTINA FISCAL E TRIBUTÁRIA E AFINS

Termos usados em condomínios - Parte 2

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Destinação do imóvel:

a finalidade a que os imóveis se destinam, segundo previsão constante da instituição do condomínio, que é realizada por instrumento público ou particular. As unidades autônomas terão destinação residencial, comercial ou mista, não sendo possível alteração sem a prévia aprovação pela unanimidade dos condôminos.

Destituição do síndico:

é possível a destituição do síndico a qualquer tempo, mediante assembleia extraordinária convocada para esta finalidade específica, por iniciativa de 1/4 dos condôminos, segundo redação legal:

“Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos”

. A destituição do síndico ocorrerá somente se ele tiver praticado irregularidades, não prestar as contas ou não administrar convenientemente o condomínio, por votação de maioria absoluta de seus membros, conforme redação do art. 1.349 do Código Civil.

Documentação do condomínio:

Livro de registro de empregados, convenção do condomínio, regimento interno, livro de atas, livro de reclamações, livro de protocolo de documentos, contratos com prestadores de serviço, contratos de trabalho, balancetes ou pastas de prestação de contas dos últimos exercícios, declarações fiscais enviadas (RAIS, CAGED e DIRF), documentos trabalhistas e previdenciários. Todos esses documentos são de responsabilidade do síndico, que de deverá zelar pela posse e guarda dos mesmos.

Alguns livros são de guarda permanente, como o livro de atas, convenção de condomínio e regimento interno. Recomendamos o registro dos mesmos em cartório de Registro de Imóveis, no caso da convenção do condomínio, e em registro de títulos e documentos, no caso dos demais, para que haja a conservação, perpetuidade e publicidade dos documentos, que poderão ser extraídos mediante certidão, a requerimento de qualquer pessoa.

Quanto aos demais documentos, a regra geral é a de que o síndico deverá guardá-los por 5 anos (prazo prescricional da fazenda pública, art. 173 do Código Tributário Nacional), em geral, embora algumas declarações fiscais possuam prazos de 3 e 10 anos, como o CAGED e a RAIS, respectivamente. Os documentos que requerem maior atenção são os de natureza trabalhista e previdenciária, por prazos que chegam até 30 (trinta) anos.

Edital de convocação:

por meio dele se convocam os condôminos para a assembleia, para deliberarem acerca de assuntos constantes em sua pauta. Deve ser claro, conciso, contendo os temas que serão debatidos na assembleia, ou seja, a “ordem do dia”, as matérias que a assembleia irá discutir. Deve ser distribuído dentro do prazo e na forma constante na convenção de condomínio. As deliberações tomadas em assembleia só produzem efeitos quando os condôminos forem regularmente convocados. A Assembleia Geral deve ser realizada com estrita observância das normas legais e das prescrições da convenção de condomínio, sob pena de anulação posterior por ação de qualquer condômino.

Eleição de síndico:

por meio da assembleia geral ordinária, convocada dentro do prazo e data de realização previstos na convenção condominial. Pode ser realizada em assembleia geral extraordinária, se sobrevierem outros motivos que justifiquem esta convocação, como a renúncia do síndico sem previsão de outro membro do corpo diretivo assumir a função, destituição, morte, devendo ser verificada as normas da convenção de condomínio sobre o assunto. O Código Civil assim disciplina:

"Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se."

 É permitido que um não condômino se candidate ao cargo, sendo permitido que o síndico contrate alguém para auxiliá-lo nas funções administrativas, bem como atribuir poderes para outra pessoa agir em nome do condomínio, representando-o. Segundo redação do Código Civil:

"Art. 1.348. / § 1o. Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação."

"Art. 1.348. / § 2o. O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção."

Fração ideal:

É a parte indivisível das áreas comuns e do terreno, correspondente à unidade autônoma de cada condômino. A área de cada unidade corresponde à soma da sua área privativa com a sua fração ideal das áreas comuns.

“Art. 1.331 §3o.: A cada unidade imobiliária caberá, como parte inseparável, uma fração ideal no solo e nas outras partes comuns, que será identificada em forma decimal ou ordinária no instrumento de instituição do condomínio”.

Ela é importante para o cálculo da cota condominial e da maior representatividade na hora de votar, salvo se a convenção condominial expressamente estabelecer outro critério.  

“Art. 1.336. São deveres do condômino: I - contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção”

Fundo de reserva:

um percentual determinado pela convenção de condomínio, a ser arrecadado sobre o valor da cota condominial ordinária, devendo ser contabilizado e depositado separadamente, instituído com finalidade de previdência orçamentária, para fazer jus a despesas imprevistas e emergenciais, além de acumular recursos para viabilizar a necessidade de grandes reformas futuras, como pinturas, obras de benfeitorias no prédio, despesas com rescisão de funcionários, suprir deficiências de fluxo de caixa, em razão da inadimplência, dentre outras questões. Sua composição geralmente possui um limite previsto na convenção do condomínio, como um patamar de 20 vezes a arrecadação mensal, por exemplo, quando então a sua arrecadação cessará.

 A Lei de Condomínios e Incorporações, a 4.591/1964 prevê no artigo 9º, parágrafo 3º, alínea “j”, a obrigatoriedade da constituição do fundo de reserva, quando determina que a convenção condominial deve instituir a sua forma de contribuição. Desta forma, deve constar da convenção de cada condômino ou, quando esta for omissa, do regimento interno ou mesmo de decisão da assembleia.

Incorporação:

atividade que tem por finalidade a promoção, planejamento e venda de unidades autônomas, objetivando recursos para a execução da construção da edificação. Há a incorporação como forma jurídica e econômica de viabilizar o empreendimento imobiliário, para a obtenção de recursos dos compradores, destinados à construção do prédio. Em síntese, a incorporação é a atividade que segue o seguinte processo: obtenção do terreno, a aprovação do projeto, o registro do memorial de incorporação, a contratação da construção e a comercialização das unidades.

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