Francisco Egito Contabilidade
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ROTINA CONTÁBIL, ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS, ROTINA FISCAL E TRIBUTÁRIA E AFINS

Contador em condomínios – algumas considerações

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Meu condomínio precisa de contador? A escrituração contábil é obrigatória para os condomínios?

Verificamos, junto ao Conselho Federal de Contabilidade, que inexiste norma contábil editada que discipline, de maneira específica, a “Contabilidade de condomínios”. Tal questão não significa que os condomínios estejam dispensados de apresentar contabilidade, muito pelo contrário. O que não existe até o momento é uma normatização própria para o setor, deixando a cargo de cada contador a liberdade quanto à forma como irá elaborar os relatórios financeiros e contábeis. Deste modo, as demonstrações contábeis que irão evidenciar as mutações financeiras e patrimoniais não possuem formato específico preconizado por lei ou ato normativo.

A administração do condomínio é exercida pelo síndico, representante eleito em assembleia condominial, conforme a convenção do condomínio, cujas atribuições financeiras estão previstas no Código Civil, como prestar contas à assembleia anualmente (art. 1348 inc. VIII), elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano (art. 1.348 inc. VI), cobrar as cotas condominiais mensais (art. 1.348 inc. VII).

Para essas tarefas, o síndico poderá contratar uma administradora de condomínios para auxiliar nas funções administrativas, conforme dispõe o parágrafo segundo do art. 1.348 do Código Civil, a seguir transcrito: 

§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Em termos contábeis, a lei 4.951/64 determina, como atividade do síndico, a de “prestar contas à assembleia dos condomínios; manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio”.

O síndico tem a função de representar o condomínio, administrar e gerir os bens que o integra. Deste modo, o síndico é gestor de propriedade de terceiros, portanto deve prestar contas aos condôminos. Contudo, em sua gestão, o síndico poderá ser assessorado por profissional contábil ou administrador, quando for decidido em assembleia – o que tem se tornado cada vez mais necessário.

Deste modo, segundo resposta do CFC, caso o corpo diretor do condomínio, representado pelo síndico, vote pela contratação da administradora, optando em fazer a contabilidade, devem ser obedecidos os princípios contábeis aplicáveis a todas as entidades, em especial os previstos na ITG 2002 – Entidade Sem Finalidade de Lucros, aprovada pela Resolução CFC nº 1.409/12.

Em minha avaliação, entendo que a aplicação de determinados princípios contábeis e exigências técnicas é inviável em nosso atual contexto socioeconômico. Explico: a consciência de uma gestão profissional é ainda embrionária, não sendo levadas a efeito as técnicas de administração propriamente ditas, como planejamento, orçamento, organização, controle e direção, ficando a sindicatura relegada quase sempre a condôminos despreparados, diante da ausência de conhecimento da relevância de tal cargo e da dimensão da gestão propriamente dita. Além disso, os participantes do corpo diretor do condomínio, síndico e conselheiros, já encontram muitas dificuldades em analisar os balancetes mensais, que são feitos de maneira simplificada, com lançamento pelo regime de caixa, de forma que seria inviável em todos os sentidos a adoção de técnicas contábeis mais complexas.

O condomínio, aos olhos da lei, é um ente despersonalizado, não possuindo personalidade jurídica, embora seja sujeito de direitos, tenha capacidade processual e seja passível de ter um representante legal reconhecido em lei. Com efeito, o condomínio é uma espécie de entidade única, considerando sua natureza jurídica, pois embora não possua personalidade jurídica, não exerça atividade econômica, com ou sem fins lucrativos, os condomínios são equiparados a empresas no que tange à obrigatoriedade de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ. 

Ora, vemos uma situação peculiar no Direito, mas que se justifica, pois apesar de ter uma natureza jurídica própria, não pode se confundir com seus proprietários, no caso, os condôminos, razão pela qual se faz necessária a individualização do condomínio junto à Receita Federal. 

Outro ponto de suma importância é o fato de que o Condomínio vai contratar funcionários, motivo pelo qual é necessário seu registro no CNPJ. Embora não se constitua como uma empresa, assim como qualquer empresa, precisa dos serviços profissionais de um contabilista, devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC), na região onde se encontra o condomínio. Tal exigência é de ordem legal, vez que os condomínios estão obrigados a prestar informações que devem, pela sua natureza, ser assinados por contabilistas.

Do mesmo modo, o condomínio deverá se cadastrar na Caixa Econômica Federal, com o intuito de regularizar a situação de seus funcionários no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e no Programa de Integração Social (PIS). Para a inscrição junto ao FGTS, o Condomínio deverá fazer seu certificado eletrônico (digital), que será sua identidade perante o programa Conectividade Social, devendo ser assinado pela Autoridade Certificadora legalmente habilitada.

Pelo exposto, a Contabilidade tem papel crucial em qualquer entidade, mesmo em um condomínio, que, apesar de não se revestir de personalidade jurídica própria, possui diversas obrigações legais. Na Contabilidade estão contidos todos os registros financeiros e patrimoniais, fonte de controle e avaliação de receitas e despesas. Capaz de gerar informações úteis para tomada de decisão, facilitando a transparência da gestão e a consequente fiscalização pelas partes interessadas.

Com efeito, a contabilidade está diretamente ligada ao controle de atos e fatos que dizem respeito à gestão do condomínio, demandando para a realização de tal mister a contratação de um contador legalmente habilitado no CRC, para que faça os registros contábeis necessários ao condomínio.

A par disso, verificamos a necessidade do atendimento de uma série de obrigações fiscais e cumprimento de rotinas, como as que se seguem:

- Elaboração de balancete mensal, evidenciando a prestação de contas aos conselheiros fiscais, para aprovação da assembleia;

- Prestação de Contas Anual, evidenciando a arrecadação do período, saldo em contas, despesas por grupo e classe;

- Elaboração de orçamentos para a gestão condominial e aprovação da previsão orçamentária anual pela assembleia de condôminos;

- Apuração e emissão das Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS sobre a Folha de Pagamento, DARF do CSRF;

-Emissão dos boletos bancários, para a arrecadação das cotas condominiais aprovadas em assembleia e eventuais taxas extraordinárias;

- Registro de empregados em livro próprio (admissão e demissão), bem como o cumprimento de rotinas trabalhistas mensais, emissão de guia para recarga do cartão de vale transporte dos funcionários;

- Rescisão de Contrato de Trabalho;

- Atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;

-Envio por meio eletrônico do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados ao Ministério do Trabalho e Emprego);

- Envio por meio eletrônico da SEFIP/GFIP;

- Envio por meio eletrônico da declaração RAIS (anualmente);

- Envio por meio eletrônico da declaração DIRF (anualmente);

Caberá ainda ao contador orientar o síndico na organização, conservação, guarda e registro dos documentos contábeis, impostos e livros a seguir:

- Cartão do CNPJ;

- Apuração das contas da administração anterior;

- Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos;

- Pastas com as prestações de contas dos últimos cinco anos;

- Pastas com os tributos pagos pelo Condomínio;

- Elaboração de um controle de contas a pagar;

- Guarda do livro de atas do condomínio;

- Livro de Registro de Empregados;

- Documentação comprobatória referente a Pessoal. 

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